Cómo crear reglas de acciones en Outlook personalizadas - Herramientas y filtros
Desde que puedes crear reglas en Outlook para personalizar tu cuenta y tener un mejor orden de la misma se ha facilitado el uso de tu correo electrónico, pues estos filtros y etiquetas que has aplicado te ayudan a archivar por categorías tus mensajes de Outlook tomando en cuenta su importancia y prioridad a través de las palabras clave utilizadas al crear la regla y sus excepciones.
¿De qué manera funcionan las reglas básicas o avanzadas dentro de correo Outlook?
Las reglas básicas o avanzadas en Outlook tienen un funcionamiento bastante particular y sencillo, ya que son un apoyo en la organización y clasificación de tus mensajes al moverlos a la carpeta que corresponda según el filtro aplicado a través de palabras clave. Por ello cuando realizas la personalización de una regla de Outlook, esta se aplicará en el dispositivo donde la creaste con el fin de ordenar tus mensajes Outlook en carpetas específicas para acceder a estos de forma sencilla.
¿Cuál es el procedimiento para configurar una nueva regla para tus correos de Outlook?
El uso de filtros para organizar tu cuenta de correo electrónico fomenta la organización de la misma y ayuda a evitar que tus correos Outlook sean marcados como Spam, debido a que las reglas que has establecido especificarán las características que esos deben tener y sus excepciones para la reubicación de los mismos, por ello es importante que observes el procedimiento para configurar una nueva regla como te mostramos a continuación:
Desde tu dispositivo móvil Android o iOS
Si has instalado la versión más reciente de la aplicación Outlook en tu dispositivo Android o utilizas tu cuenta de correo electrónico en tu iPhone debes saber que existen algunas limitaciones en cuanto a la creación de reglas a comparación con la versión web para ordenadores de la plataforma, sin embargo, podrás configurar los filtros de la bandeja de entrada de tu cuenta para organizarlos al modo de tu preferencia a través de estas útiles reglas, realizando lo siguiente:
- Ingresa a tu cuenta Outlook y en la bandeja de entrada abre las opciones del correo que has recibido para seleccionar la opción Reglas.
- Procede a elegir crear una regla, personaliza las características del filtro con palabras clave, nombres, direcciones de correo electrónico específicas para mover el mensaje a la carpeta correspondiente.
- Luego de elegir la carpeta a la que moverás el mensaje procede a aceptar la acción y guarda la configuración realizada.
Con tu ordenador y el sitio web
Así como puedes organizar tus correos Gmail en carpetas usando etiquetas y filtros, en Outlook también es posible realizarlo, con la similitud que hacerlo desde el ordenador hará mucho más efectivo el objetivo, ya que tendrás a todas las opciones del de edición de reglas con mayor facilidad que en la App. Por esa razón, crear una nueva regla para organizar tus correos Outlook amerita el siguiente procedimiento:
- Ingresa a tu cuenta Outlook y presiona la pestaña denominada archivo.
- Observarás que al lado derecho hay un de opciones donde tendrás que seleccionar el apartado de istrar reglas y alertas.
- Una vez allí en el renglón de reglas y alertas elige la opción nueva regla.
- Ahora tendrás que iniciar desde una regla en blanco para aplicar la regla ya sea a los correos recibidos o a los enviados pulsando la opción siguiente luego de configurar esa opción.
- Debes especificar las características que tendrán los mensajes para el cumplimiento de esa regla y poder ser movidos de forma automática a la carpeta que corresponda.
- Ubica el renglón para seleccionar acción personalizada y define la acción que deseas que realice la regla nueva.
- Personaliza la acción pulsando la opción cambiar y establece las excepciones a que hubiere lugar.
- Para finalizar colócale nombre a la regla y configura sus opciones para aplicarlos a los mensajes nuevos o a todos los que ya se encuentren en la bandeja y finaliza el proceso.
¿Qué pasos debes seguir para realizar la edición o aplicación de una regla a otro o?
Tomando en cuenta que las reglas te ofrecen la posibilidad de mover, marcar y responder correos electrónicos Outlook de manera automática, organizar carpetas y clasificar mensajes dependiendo del destinatario o las palabras clave que contiene el correo a través de la personalización de los filtros realizados, cuando desees editar una regla con el fin de que esta se aplique a otro o solo tendrás que seguir los pasos siguientes:
- Entra a tu cuenta de correo electrónico Outlook y en la bandeja de entrada ubica el o que te ha enviado un correo electrónico, pero que no ha sido agregado a ninguna de las categorías.
- Has click derecho y ubica la opción Reglas para seleccionarla.
- Allí podrás agregar el o a una de las reglas ya establecidas editando la misma.
- Debes seleccionar la opción de istrar reglas y alertas, ubícala y procede a modificarla presionando el renglón de cambiar regla.
- En ese momento tendrás que agregar su cuenta de correo electrónico, nombre y palabras clave que podrían estar incluidas en los mensajes del otro o para que ahora en adelante para que sus mensajes sean absorbidos por el filtro de esa regla ya establecida.
- Luego de haber movido el mensaje a la carpeta que corresponde tendrás que guardar los cambios y finalizar el proceso.